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Capturer une séance

Capturer une séance, c'est l'enregistrer pour que Klarity en produise une transcription puis un résumé. C'est ce qui alimente la mémoire du client, séance après séance. La capture en visio repose sur un assistant qui rejoint votre appel, et elle suppose le consentement du client.

Comprendre la capture

Pour une séance en visio enregistrée, l'enregistrement démarre automatiquement à l'heure prévue : l'assistant demande à rejoindre votre salle (qui doit être ouverte), vous l'admettez, puis il capte l'audio. À la fin, la séance enchaîne seule les états Traitement en cours puis Génération du résumé, sans action de votre part. L'audio est traité en chiffré, puis supprimé automatiquement 24 h après la génération du résumé — garantie RGPD. Seuls le résumé et la transcription textuelle sont ensuite conservés.

L'assistant n'entre jamais seul dans votre salle : sur Google Meet, Microsoft Teams comme Zoom, c'est à vous de l'admettre depuis la salle d'attente, à chaque séance. C'est une sécurité de l'outil de visio (et non de Klarity) : seul l'hôte peut laisser entrer un participant externe.

Le canal de capture est rappelé dans le panneau Métadonnées de la séance : Visio enregistrée, Visio non enregistrée, En présentiel, Téléphone ou Autre.

L'enregistrement automatique est facultatif et se règle par type de séance. Dans l'éditeur d'un type (Agenda › Disponibilités › type de séance), le réglage Enregistrer l'audio et générer un résumé active ou non la capture : désactivez-le pour les formats sans contenu de coaching (un appel administratif, par exemple). Une séance en visio dont le type n'enregistre pas apparaît alors en Visio non enregistrée, sans transcription ni résumé IA.

Si aucun lien de visio n'était connu au moment de la réservation, la séance affiche un badge Non enregistrée — lien visio manquant et un bouton Configurer un canal d'enregistrement. Reliez Google Agenda ou ajoutez un lien de salle au type de séance : vous pourrez ensuite réactiver la capture depuis l'agenda.

La génération automatique d'un lien Microsoft Teams n'est possible qu'avec un compte Microsoft professionnel ou scolaire. Avec un compte outlook.com personnel, Teams ne peut pas créer le lien à votre place : collez un lien de salle dans le type de séance, sinon la séance restera Non enregistrée.

Lancer l'enregistrement

Ouvrez votre salle de visioconférence avant l'heure : l'assistant ne peut rejoindre qu'une salle déjà ouverte. Une fois arrivé, il patiente jusqu'à 15 min en salle d'attente le temps que vous l'admettiez.
À l'heure prévue, l'enregistrement se déclenche : la séance passe en Enregistrement en cours.
Pour démarrer en avance, utilisez Lancer l'enregistrement maintenant (bandeau) ou le bouton Démarrer la séance (en-tête de la séance) : la séance est déplacée à l'heure actuelle et l'assistant rejoint la visio. Vous pouvez lancer l'enregistrement jusqu'à 15 min avant l'heure prévue.

À la fin de l'appel, la séance bascule automatiquement en Traitement en cours, puis Génération du résumé. Le résumé est en général prêt quelques minutes après la fin de la séance.

Si personne ne rejoint la visio, l'assistant patiente 10 min seul, puis repart. Si vous sortez régler votre micro ou votre caméra, il vous laisse 2 min pour revenir avant d'arrêter l'enregistrement.

Admettre l'assistant dans votre salle

Quel que soit l'outil, l'assistant se présente sous un nom clairement identifiable (Assistant Klarity) et attend votre feu vert. Vous cliquez une seule fois au démarrage, puis il reste pour toute la séance :

Google Meet — une demande « … souhaite participer » apparaît à l'arrivée de l'assistant. Cliquez Admettre.
Microsoft Teams — l'assistant patiente dans le hall d'attente (lobby). Cliquez Admettre sur la notification.
Zoom — si votre salle a une salle d'attente, l'assistant y patiente : cliquez Admettre dans le panneau Participants.

Si vous oubliez d'admettre l'assistant, il patiente jusqu'à 15 min puis repart sans avoir enregistré. S'il n'a pas pu rejoindre du tout, Klarity réessaie une fois avec un nouvel assistant ; en cas de nouvel échec, la séance passe en À finaliser et vous la clôturez à la main. La séance reste valable, mais sans transcription : pensez à l'admettre dès qu'il se présente.

Sur Zoom et Teams, vous pouvez désactiver la salle d'attente / le lobby pour vos séances afin que l'assistant entre sans clic — à ne faire que si vous maîtrisez qui peut rejoindre votre salle permanente. Google Meet, lui, demande toujours une admission manuelle.

Le consentement est requis

Sans consentement du client, l'enregistrement est désactivé et l'email rapport n'est pas envoyable. Un badge Client sans consentement s'affiche alors sur la séance, avec une action Renvoyer le lien de consentement. Les modes de capture tolérés en l'absence de consentement se règlent dans Réglages › Séances & mémoire, section Consentement (réglage Si le client n'a pas encore consenti).

Une séance créée manuellement pour un client sans consentement reste dans votre périmètre privé : vous pouvez générer un résumé IA pour votre usage, mais l'email rapport ne pourra pas être envoyé.

💡 Astuce : dans Réglages › Séances & mémoire, ajustez le Démarrage de l'enregistrement, le Signal d'enregistrement visible et la Relecture avant verrouillage du résumé (le résumé reste modifiable pendant la fenêtre d'enrichissement) selon votre confort.

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Mis à jour le : 18/08/2026

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