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Capturer une séance

Capturer une séance, c'est l'enregistrer pour que Klarity en produise une transcription puis un résumé. C'est ce qui alimente la mémoire du client, séance après séance. La capture en visio repose sur un assistant qui rejoint votre appel ; en présentiel, vous captez l'échange directement depuis Klarity — au micro ou en important un enregistrement. Dans tous les cas, elle suppose le consentement du client.

Comprendre la capture

Pour une séance en visio enregistrée, l'enregistrement démarre automatiquement à l'heure prévue : l'assistant demande à rejoindre votre salle (qui doit être ouverte), vous l'admettez, puis il capte l'audio. À la fin, la séance enchaîne seule les états Traitement en cours puis Génération du résumé, sans action de votre part. L'audio est traité en chiffré, puis supprimé automatiquement 24 h après la génération du résumé — garantie RGPD. Seuls le résumé et la transcription textuelle sont ensuite conservés.

L'assistant n'entre jamais seul dans votre salle : sur Google Meet, Microsoft Teams comme Zoom, c'est à vous de l'admettre depuis la salle d'attente, à chaque séance. C'est une sécurité de l'outil de visio (et non de Klarity) : seul l'hôte peut laisser entrer un participant externe.

Le canal de capture est rappelé dans le panneau Métadonnées de la séance : Visio enregistrée, Visio non enregistrée, Présentiel · micro, Téléphone ou Autre. Le panneau Source précise, une fois la séance captée, comment elle a été enregistrée : Capté en présentiel — enregistrement micro ou Capté en présentiel — import audio.

L'enregistrement automatique est facultatif et se règle par type de séance. Dans l'éditeur d'un type (Agenda › Disponibilités › type de séance), le réglage Enregistrer l'audio et générer un résumé active ou non la capture : désactivez-le pour les formats sans contenu de coaching (un appel administratif, par exemple). Une séance en visio dont le type n'enregistre pas apparaît alors en Visio non enregistrée, sans transcription ni résumé IA.

Si aucun lien de visio n'était connu au moment de la réservation, la séance affiche un badge Non enregistrée — lien visio manquant et un bouton Configurer un canal d'enregistrement. Reliez Google Agenda ou ajoutez un lien de salle au type de séance : vous pourrez ensuite réactiver la capture depuis l'agenda.

La génération automatique d'un lien Microsoft Teams n'est possible qu'avec un compte Microsoft professionnel ou scolaire. Avec un compte outlook.com personnel, Teams ne peut pas créer le lien à votre place : collez un lien de salle dans le type de séance, sinon la séance restera Non enregistrée.

Autre cas : le lien existe mais est invalide ou non supporté. La séance affiche alors un bandeau Lien de réunion invalide (badge Non enregistrée · lien invalide dans l'agenda et les listes) avec l'action Vérifiez le lien de réunion. Corrigez le lien : l'enregistrement reprendra automatiquement, sans autre manipulation.

Lancer l'enregistrement

Ouvrez votre salle de visioconférence avant l'heure : l'assistant ne peut rejoindre qu'une salle déjà ouverte. Une fois arrivé, il patiente jusqu'à 15 min en salle d'attente le temps que vous l'admettiez.
À l'heure prévue, l'enregistrement se déclenche : la séance passe en Enregistrement en cours.
Pour démarrer en avance, utilisez Lancer l'enregistrement maintenant (bandeau) ou le bouton Démarrer la séance (en-tête de la séance) : la séance est déplacée à l'heure actuelle et l'assistant rejoint la visio. Vous pouvez lancer l'enregistrement jusqu'à 15 min avant l'heure prévue.

À la fin de l'appel, la séance bascule automatiquement en Traitement en cours, puis Génération du résumé. Le résumé est en général prêt quelques minutes après la fin de la séance.

Si personne ne rejoint la visio, l'assistant patiente 10 min seul, puis repart. Si vous sortez régler votre micro ou votre caméra, il vous laisse 2 min pour revenir avant d'arrêter l'enregistrement.

Démarrer une séance maintenant

Si la séance commence tout de suite, pas besoin de la planifier à l'avance. Depuis le bouton Nouvelle séance (agenda ou fiche client), choisissez Démarrer une séance maintenant : la séance est créée à l'instant et la capture démarre aussitôt.

Visio Google Meet enregistrable — le lien visio est obligatoire (le bot doit pouvoir rejoindre l'appel). Dès la création, l'enregistrement se lance et le bot rejoint la visio.
Présentiel — la feuille de captation s'ouvre juste après la création : vous démarrez alors l'enregistrement micro ou l'import, comme décrit plus bas.

Klarity confirme d'un toast Séance démarrée. Voir Créer une séance manuellement pour le détail du composeur.

Si l'enregistrement ne parvient pas à démarrer, la séance reste créée : relancez la capture depuis sa fiche.

Admettre l'assistant dans votre salle

Quel que soit l'outil, l'assistant se présente sous un nom clairement identifiable (Assistant Klarity) et attend votre feu vert. Vous cliquez une seule fois au démarrage, puis il reste pour toute la séance :

Google Meet — une demande « … souhaite participer » apparaît à l'arrivée de l'assistant. Cliquez Admettre.
Microsoft Teams — l'assistant patiente dans le hall d'attente (lobby). Cliquez Admettre sur la notification.
Zoom — si votre salle a une salle d'attente, l'assistant y patiente : cliquez Admettre dans le panneau Participants.

Si vous oubliez d'admettre l'assistant, il patiente jusqu'à 15 min puis repart sans avoir enregistré. S'il n'a pas pu rejoindre du tout, Klarity réessaie une fois avec un nouvel assistant ; en cas de nouvel échec, la séance passe en À finaliser et vous la clôturez à la main. La séance reste valable, mais sans transcription : pensez à l'admettre dès qu'il se présente.

Sur Zoom et Teams, vous pouvez désactiver la salle d'attente / le lobby pour vos séances afin que l'assistant entre sans clic — à ne faire que si vous maîtrisez qui peut rejoindre votre salle permanente. Google Meet, lui, demande toujours une admission manuelle.

Rappel au premier lancement (Google Meet). Au tout premier démarrage d'une visio Google Meet enregistrable, Klarity affiche une fenêtre Pensez à admettre le bot d'enregistrement : le bot demande à rejoindre la réunion peu après son démarrage, et vous cliquez Admettre quand Meet affiche la demande — sans cela, la séance ne peut être ni enregistrée ni résumée. Ce rappel ne s'affiche qu'une seule fois (Zoom et Teams en sont exclus, car l'admission y dépend de la configuration de votre salle).

Capter une séance en présentiel

Une séance en présentiel se capte directement depuis Klarity, sans assistant de visio. Le bandeau d'une séance présentielle programmée annonce Captez la séance en direct, ou importez l'enregistrement après, et le panneau Captation de la séance (bloc Captez cette séance en présentiel) propose deux chemins :

Enregistrer avec le micro (bêta) — enregistre l'échange en direct avec le micro de votre ordinateur. Idéal quand vous et votre coaché êtes dans la même pièce.
Importer l'enregistrement — ajoute un fichier audio ou vidéo que vous avez enregistré autrement (dictaphone, téléphone, enregistrement d'écran).

Dans les deux cas, Klarity transcrit l'échange puis en génère le résumé et la mémoire, exactement comme une séance en visio.

Ne confondez pas avec Dicter une note : la dictée transcrit votre seule voix dans vos notes, sans résumé ni mémoire. La captation présentielle enregistre l'échange complet avec votre coaché.

Enregistrer avec le micro (bêta)

Sur la séance présentielle, ouvrez le panneau Captation de la séance et cliquez Enregistrer avec le micro (bêta).
À la première utilisation, votre navigateur demande l'accès au micro : acceptez-le.
Cliquez Démarrer l'enregistrement. Le chrono défile ; vous pouvez Pause puis Reprendre (la pause n'est pas disponible sur tous les navigateurs).
En fin de séance, cliquez Arrêter et confirmez : l'enregistrement est envoyé, la transcription démarre. La captation ne peut pas reprendre une fois arrêtée.

⚠️ Gardez l'écran allumé et ne fermez pas cet onglet pendant la séance : l'enregistrement se fait dans votre navigateur. Si vous tentez de fermer l'onglet, Klarity vous propose de Continuer l'enregistrement, d'Arrêter et générer le résumé ou d'Abandonner l'enregistrement.

La qualité dépend de votre micro et de la pièce — ce n'est pas une garantie. Pour une meilleure transcription, posez un micro USB de table entre vous, dans une pièce calme.

Si votre navigateur n'est pas adapté à la captation, un bandeau en haut de l'application vous le signale : Pour une captation audio et vidéo stable, nous recommandons Google Chrome ou Mozilla Firefox (Safari convient aussi sur Mac). Suivez la recommandation avant une captation importante.

Durée max : 2 h par captation (au-delà, la transcription n'est pas garantie) — ce plafond peut varier selon votre configuration. À 15 min de la limite, un compte à rebours vous alerte.

Importer un enregistrement

Dans le panneau Captation de la séance, cliquez Importer l'enregistrement de la séance.
Glissez-déposez votre fichier dans la zone prévue, ou cliquez pour parcourir vos fichiers.
Lancez l'import : la transcription démarre, puis la génération du résumé.

Formats acceptés : MP3, M4A, WAV, OGG ou vidéo (WebM, MP4) — un seul fichier, jusqu'à 2 Go. Importez l'échange complet avec votre coaché, pas seulement votre voix. Le lien Quel enregistrement importer ? rappelle ces repères directement dans le panneau.

La captation de séance (micro comme import) est réservée aux offres Professional et Signature, dans la limite de votre quota de captation. Comme en visio, le consentement du coaché est requis avant de capter, et l'audio est supprimé automatiquement dans les 24 h après la génération du résumé (immédiatement si le coaché retire son consentement).

Suivre votre quota d'enregistrement

Le temps de capture (visio comme présentiel) est décompté du quota d'enregistrement de votre offre. Klarity vous prévient avant que cela ne bloque une séance :

Quota bientôt épuisé — quand vos séances planifiées risquent de dépasser le temps restant, un avertissement Quota de capture bientôt épuisé — cette séance pourrait ne pas être enregistrée apparaît sur la séance concernée. Rien n'est bloqué : c'est une alerte anticipée.
Quota atteint — la séance affiche un encart Quota d'enregistrement atteint (« Cette séance ne sera pas enregistrée. Renouvellement le {date}. ») et le bouton d'enregistrement est désactivé, avec la date de renouvellement en infobulle. Les séances concernées portent le badge Non enregistrée (quota atteint). Un bouton Débloquer vous propose d'augmenter votre quota ; la séance elle-même se tient normalement, simplement sans capture.

Votre consommation détaillée (heures utilisées / incluses) se suit dans Plan & facturation › Consommation. Le quota se renouvelle à chaque période de facturation.

Le consentement est requis

Sans consentement du client, l'enregistrement est désactivé et l'email rapport n'est pas envoyable. Un badge Client sans consentement s'affiche alors sur la séance, avec une action Renvoyer le lien de consentement. Les modes de capture tolérés en l'absence de consentement se règlent dans Réglages › Séances & mémoire, section Consentement (réglage Si le client n'a pas encore consenti).

Une séance créée manuellement pour un client sans consentement reste dans votre périmètre privé : vous pouvez générer un résumé IA pour votre usage, mais l'email rapport ne pourra pas être envoyé.

💡 Astuce : dans Réglages › Séances & mémoire, ajustez le Démarrage de l'enregistrement, le Signal d'enregistrement visible et la Relecture avant verrouillage du résumé (le résumé reste modifiable pendant la fenêtre d'enrichissement) selon votre confort.