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Créer une séance manuellement

Vous n'êtes pas obligé d'attendre qu'un client réserve un créneau : vous pouvez ajouter un rendez-vous vous-même, directement depuis l'agenda. C'est la façon la plus rapide de planifier une séance avec un client existant, ou de consigner après coup une séance qui s'est déjà tenue.

Comprendre la séance manuelle

Créer une séance à la main revient exactement au même qu'une réservation en ligne, à la différence près que c'est vous qui la planifiez, pour un client existant. Selon la date et le canal, la séance sera programmée (à venir) ou consignée comme déjà tenue (passée).

Depuis septembre 2026, le composeur propose deux façons de créer une séance, à choisir en haut du formulaire (Quand cette séance a-t-elle lieu ?) :

Planifier — vous fixez une date et une heure. C'est le mode décrit dans cet article : la séance rejoint votre agenda et suit son cycle de vie normal.
Maintenant — la séance démarre à l'instant, sans date à choisir. Utile pour capturer un échange qui commence tout de suite (voir plus bas).

Ce choix est aussi accessible directement depuis le bouton d'en-tête : dans Agenda comme sur une fiche client, Nouvelle séance ouvre un menu à deux entrées — Planifier une séance et Démarrer une séance maintenant.

Le formulaire s'adapte au type de séance que vous choisissez : c'est lui qui porte le mode de la séance — Visio, Présentiel ou Au choix du client — et donc les canaux possibles (présentiel, visio, téléphone…) et, en visio, le lien de visioconférence. Tant qu'aucun type n'est sélectionné, le champ Canal reste masqué. Vos notes sont conservées telles quelles, et vous pourrez générer un résumé IA depuis la fiche de la séance une fois celle-ci créée.

Pour qu'un client puisse apparaître dans la liste, sa fiche doit déjà exister. Créez-la au préalable si besoin (le lien Créer un nouveau client est proposé dans le sélecteur).

Ce formulaire ne réunit qu'un seul client. Pour réunir plusieurs participants dans une même séance, créez une séance collective depuis un groupe.

Créer la séance

Dans Agenda, cliquez sur Nouvelle séance (en haut à droite), puis choisissez Planifier une séance dans le menu (ou laissez le choix Planifier en haut du formulaire).

Sélectionnez le client : tapez les premières lettres de son nom pour le retrouver dans la liste.
Choisissez le type de séance. Le champ Canal apparaît alors et se cale automatiquement sur le mode du type. Si le type est réglé sur Au choix du client (présentiel ou visio), vous sélectionnez vous-même le canal voulu.
Renseignez la date et l'heure. Les horaires sont exprimés dans votre fuseau horaire (celui de Réglages › Profil et compte › Localisation).
Si la séance sera enregistrée et que vous avez recueilli l'accord du client à l'oral (en présentiel), utilisez le bloc Consentement du client pour l'attester. Voir les précisions plus bas.
Ajoutez vos notes (facultatif) : ce qui a été abordé, les points d'attention. Elles sont conservées telles quelles.

Cliquez sur Ajouter la séance. Klarity ouvre directement la fiche de la séance créée.

Démarrer une séance maintenant

Quand une séance commence tout de suite, choisissez Démarrer une séance maintenant dans le menu Nouvelle séance, ou basculez le choix sur Maintenant en haut du formulaire.

Dans ce mode, le formulaire se simplifie :

la date, l'heure et la récurrence disparaissent — la séance démarre dès sa création (Klarity l'indique : « La séance démarre dès sa création — pas de date à choisir. ») ;
le lien visio devient obligatoire si la séance est enregistrable : le bot d'enregistrement doit pouvoir rejoindre l'appel. Sans lien, Klarity vous le rappelle (« Collez le lien visio pour démarrer maintenant. ») ;
le bouton de création devient Démarrer la séance.

Une note en bas du formulaire précise ce qui va se passer selon le canal : en visio enregistrable, « l'enregistrement se lancera aussitôt via le lien visio » ; en présentiel, « la captation audio s'ouvrira juste après ».

Après avoir cliqué sur Démarrer la séance, Klarity affiche le toast Séance démarrée et enchaîne selon le canal :

visio enregistrable → l'enregistrement démarre immédiatement (le bot rejoint la visio) ;
présentiel → la fiche séance s'ouvre avec la feuille de captation, prête à enregistrer ou importer ;
téléphone ou séance non enregistrée → la fiche séance s'ouvre simplement.

Si l'enregistrement ne parvient pas à démarrer, la séance est tout de même créée : « La séance est créée, mais l'enregistrement n'a pas pu démarrer. » Vous pourrez le relancer depuis la fiche séance. Voir Capturer une séance.

Ce qui change selon la date et le canal

Le statut de la séance dépend du moment où vous la placez :

Date à venir → la séance est programmée et apparaît dans votre calendrier.
Date passée → la séance est enregistrée comme déjà tenue ; aucun email n'est envoyé au client.

Si vous placez une séance dans le passé, Klarity vous le signale dans le formulaire pour lever toute ambiguïté avec une planification.

Pour une séance à venir en visio, Klarity active l'enregistrement automatique dès qu'un lien de visioconférence est résolu, dans trois cas de figure :

le type de séance utilise Google Meet et votre Google Calendar est connecté → un lien Meet est généré pour vous, rien à coller ;
le type de séance a une salle Zoom ou Teams enregistrée → cette salle est réutilisée ;
vous collez un lien visio ponctuel dans le champ prévu (utile hors de vos types habituels).

Dans ces cas, le canal se verrouille sur Visio enregistrée : la séance sera capturée le jour venu.

Attester le consentement du client

L'enregistrement automatique reste soumis au consentement du client. Le bloc Consentement du client du formulaire vous laisse l'attester si vous l'avez recueilli à l'oral (typiquement en présentiel).

Sans consentement (ni attesté, ni recueilli par email), la séance se tient mais n'est pas enregistrée. Le formulaire vous le signale quand la configuration ne permet pas la capture (client sans consentement, ou type de séance sans lien de salle).

💡 Astuce : pour recueillir un consentement en bonne et due forme à distance, envoyez la demande par email depuis la fiche du client plutôt que de l'attester vous-même.

Et ensuite ?

Le jour venu, ouvrez la séance pour la capturer ou compléter vos notes. Son parcours suit ensuite le cycle de vie habituel (enregistrement → traitement → résumé), et vous pouvez générer un résumé IA à tout moment depuis la fiche.