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Ma séance n'a pas été enregistrée

La séance a eu lieu, mais aucune transcription ni résumé n'est apparu ? Cet article recense toutes les causes possibles, de la plus fréquente à la plus rare — la plupart tiennent au déroulé de la visio elle-même (assistant non admis, salle jamais ouverte), pas à un dysfonctionnement de Klarity.

L'assistant n'a pas été admis dans la salle (cause n° 1)

Pour enregistrer une visio, l'assistant Klarity rejoint votre réunion comme un participant — et comme tout participant externe, c'est à vous, l'hôte, de le laisser entrer. C'est une règle de sécurité de votre outil de visio (Google, Microsoft, Zoom), pas un choix de Klarity. Tant qu'il n'est pas admis, rien n'est enregistré.

Concrètement, à chaque séance :

Google Meet — une notification « … souhaite participer » apparaît dans la réunion à l'arrivée de l'assistant : cliquez Admettre. Sur Meet, cette admission manuelle est systématique, à chaque séance — Google ne permet pas de la contourner pour un participant externe. Au tout premier lancement d'une visio Meet enregistrable, Klarity affiche d'ailleurs un rappel Pensez à admettre le bot d'enregistrement (une seule fois) : sans cette admission, la séance ne peut être ni enregistrée ni résumée.
Microsoft Teams — l'assistant patiente dans le hall d'attente (lobby) : cliquez Admettre sur la notification, ou depuis la liste des participants.
Zoom — si votre salle a une salle d'attente, ouvrez le panneau Participants et cliquez Admettre à côté de l'assistant.

Si vous ne l'admettez pas, l'assistant patiente jusqu'à 15 minutes puis repart sans avoir enregistré. S'il n'a pas réussi à rejoindre du tout, Klarity réessaie une fois avec un nouvel assistant ; après un second échec, la séance passe en À finaliser et vous la clôturez à la main.

L'admission ne se fait pas dans Klarity mais dans votre outil de visio, pendant la réunion. Si vous partagez votre écran ou êtes en plein échange, la notification d'admission passe facilement inaperçue — prenez le réflexe de guetter l'arrivée de l'assistant dans les premières minutes.

Sur Zoom et Teams, vous pouvez désactiver la salle d'attente / le lobby pour que l'assistant entre sans clic — uniquement si vous maîtrisez qui peut rejoindre votre salle permanente. Sur Google Meet, l'admission manuelle reste incontournable.

Personne n'a rejoint la visio

Si l'assistant entre dans une salle où personne ne vient, il patiente 10 minutes seul, puis repart. La séance est ensuite marquée Manquée automatiquement (environ 2 heures après l'heure de fin prévue) si aucun enregistrement exploitable n'existe.

De même, votre salle doit être ouverte : l'assistant ne peut pas « créer » la réunion à votre place. Ouvrez le lien de visio avant l'heure, comme pour n'importe quel participant.

Vous êtes sorti de l'appel en cours de séance

Si tous les participants quittent l'appel (par exemple pour régler un micro), l'assistant attend 2 minutes avant d'arrêter l'enregistrement. Revenez dans ce délai et l'enregistrement continue ; au-delà, il s'arrête proprement et la partie déjà captée est traitée.

Le lien de visio manquait ou était invalide

Sans lien de réunion exploitable, l'enregistrement ne peut pas être préparé :

Lien manquant — badge Non enregistrée — lien visio manquant : aucun canal n'était disponible à la réservation (Google Agenda non connecté pour un type Meet, pas de lien de salle pour Zoom/Teams). Configurez le canal puis réactivez l'enregistrement des séances à venir — voir l'article dédié.
Lien invalide — bandeau Lien de réunion invalide (badge Non enregistrée · lien invalide) : un lien existe mais n'est pas exploitable. Corrigez-le (Vérifiez le lien de réunion) et l'enregistrement reprendra automatiquement.
Teams sur compte personnel — Microsoft ne génère pas de lien automatique sur un compte outlook.com personnel : collez un lien de salle sur le type de séance. Voir « La visio ne se lance pas ».

Le type de séance n'enregistre pas

L'enregistrement se règle par type de séance (Enregistrer l'audio et générer un résumé dans l'éditeur du type). Si le type utilisé pour cette séance a l'enregistrement désactivé, la séance apparaît en Visio non enregistrée : c'est un réglage volontaire, pas une panne. Vérifiez aussi le réglage Démarrage de l'enregistrement dans Réglages › Séances et mémoire (automatique, jamais, ou à confirmer).

Le client n'avait pas donné son consentement

Avant de rejoindre, l'assistant vérifie le consentement du client : s'il n'est pas au statut accepté, aucun enregistrement n'a lieu — la séance se tient normalement, sans capture. Le badge Client sans consentement sur la séance vous le signale, avec l'action Renvoyer le lien de consentement.

Votre quota d'enregistrement était atteint

Quand le quota de capture de votre offre est épuisé, la séance porte le badge Non enregistrée (quota atteint) et un encart l'annonce avant la séance (« Cette séance ne sera pas enregistrée. Renouvellement le {date}. »). Le quota se renouvelle à chaque période de facturation ; suivez-le dans Plan & facturation › Consommation.

Séance en présentiel : la captation est manuelle

En présentiel, il n'y a pas d'assistant : c'est à vous de lancer la captation depuis le panneau Captation de la séance (enregistrement micro) — ou d'importer l'enregistrement après coup (dictaphone, téléphone). Si vous n'avez rien lancé pendant la séance, tout n'est pas perdu : importez le fichier audio a posteriori et Klarity le transcrit normalement. Si le micro ne captait rien, voyez l'article dédié au micro.

Que faire une fois la séance passée sans enregistrement

Une séance passée ne peut pas être enregistrée rétroactivement — mais elle n'est pas perdue :

Sur la page de la séance, utilisez Marquer comme tenue (menu Plus d'actions) pour la finaliser à la main.
Consignez l'essentiel dans Mes notes (ou dictez-le) : vos notes alimentent la mémoire du client même sans transcription.
Corrigez la cause (admission de l'assistant, lien, consentement, quota) pour que la prochaine séance soit capturée.

💡 Astuce : au démarrage de chaque visio, prenez 10 secondes pour vérifier deux choses : l'assistant est dans la salle (pas en attente), et l'icône d'enregistrement de votre outil de visio est active. Ce réflexe élimine la cause n° 1 des séances non enregistrées.