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# Créer une séance manuellement

Vous n'êtes pas obligé d'attendre qu'un client réserve un créneau : vous pouvez ajouter un rendez-vous vous-même, directement depuis l'agenda. C'est la façon la plus rapide de planifier une séance avec un client existant, ou de consigner après coup une séance qui s'est déjà tenue.

# Comprendre la séance manuelle

Créer une séance à la main revient exactement au même qu'une réservation en ligne, à la différence près que c'est **vous** qui la planifiez, pour un client existant. Selon la date et le canal, la séance sera **programmée** (à venir) ou consignée comme **déjà tenue** (passée).

Depuis septembre 2026, le composeur propose deux façons de créer une séance, à choisir en haut du formulaire (**Quand cette séance a-t-elle lieu ?**) :

- **Planifier** — vous fixez une date et une heure. C'est le mode décrit dans cet article : la séance rejoint votre agenda et suit son cycle de vie normal.
- **Maintenant** — la séance **démarre à l'instant**, sans date à choisir. Utile pour capturer un échange qui commence tout de suite (voir plus bas).

Ce choix est aussi accessible directement depuis le bouton d'en-tête : dans **Agenda** comme sur une **fiche client**, **Nouvelle séance** ouvre un menu à deux entrées — **Planifier une séance** et **Démarrer une séance maintenant**.

Le formulaire s'adapte au **type de séance** que vous choisissez : c'est lui qui porte le **mode** de la séance — **Visio**, **Présentiel** ou **Au choix du client** — et donc les canaux possibles (présentiel, visio, téléphone…) et, en visio, le lien de visioconférence. Tant qu'aucun type n'est sélectionné, le champ **Canal** reste masqué. Vos **notes sont conservées telles quelles**, et vous pourrez générer un résumé IA depuis la fiche de la séance une fois celle-ci créée.

| Pour qu'un client puisse apparaître dans la liste, sa fiche doit déjà exister. Créez-la au préalable si besoin (le lien **Créer un nouveau client** est proposé dans le sélecteur).

| Ce formulaire ne réunit **qu'un seul client**. Pour réunir **plusieurs participants** dans une même séance, créez une séance collective depuis un groupe.

# Créer la séance

1. Dans **Agenda**, cliquez sur **Nouvelle séance** (en haut à droite), puis choisissez **Planifier une séance** dans le menu (ou laissez le choix **Planifier** en haut du formulaire).
   
2. Sélectionnez le **client** : tapez les premières lettres de son nom pour le retrouver dans la liste.
3. Choisissez le **type de séance**. Le champ **Canal** apparaît alors et se cale automatiquement sur le **mode** du type. Si le type est réglé sur **Au choix du client** (présentiel ou visio), vous sélectionnez vous-même le canal voulu.
4. Renseignez la **date** et l'**heure**. Les horaires sont exprimés dans votre fuseau horaire (celui de **Réglages › Profil et compte › Localisation**).
5. Si la séance sera **enregistrée** et que vous avez recueilli l'accord du client à l'oral (en présentiel), utilisez le bloc **Consentement du client** pour l'attester. Voir les précisions plus bas.
6. Ajoutez vos **notes** (facultatif) : ce qui a été abordé, les points d'attention. Elles sont conservées telles quelles.
   
7. Cliquez sur **Ajouter la séance**. Klarity ouvre directement la fiche de la séance créée.

# Démarrer une séance maintenant

Quand une séance commence tout de suite, choisissez **Démarrer une séance maintenant** dans le menu **Nouvelle séance**, ou basculez le choix sur **Maintenant** en haut du formulaire.

Dans ce mode, le formulaire se simplifie :

- la **date, l'heure et la récurrence disparaissent** — la séance démarre dès sa création (Klarity l'indique : « La séance démarre dès sa création — pas de date à choisir. ») ;
- le **lien visio devient obligatoire** si la séance est enregistrable : le bot d'enregistrement doit pouvoir rejoindre l'appel. Sans lien, Klarity vous le rappelle (« Collez le lien visio pour démarrer maintenant. ») ;
- le bouton de création devient **Démarrer la séance**.

Une note en bas du formulaire précise ce qui va se passer selon le canal : en **visio enregistrable**, « l'enregistrement se lancera aussitôt via le lien visio » ; en **présentiel**, « la captation audio s'ouvrira juste après ».

Après avoir cliqué sur **Démarrer la séance**, Klarity affiche le toast **Séance démarrée** et enchaîne selon le canal :

- **visio enregistrable** → l'enregistrement démarre immédiatement (le bot rejoint la visio) ;
- **présentiel** → la fiche séance s'ouvre avec la feuille de captation, prête à enregistrer ou importer ;
- **téléphone ou séance non enregistrée** → la fiche séance s'ouvre simplement.

|| Si l'enregistrement ne parvient pas à démarrer, la séance est tout de même créée : « La séance est créée, mais l'enregistrement n'a pas pu démarrer. » Vous pourrez le relancer depuis la fiche séance. Voir Capturer une séance.

# Ce qui change selon la date et le canal

Le statut de la séance dépend du moment où vous la placez :

- **Date à venir** → la séance est **programmée** et apparaît dans votre calendrier.
- **Date passée** → la séance est enregistrée comme **déjà tenue** ; aucun email n'est envoyé au client.

| Si vous placez une séance dans le passé, Klarity vous le signale dans le formulaire pour lever toute ambiguïté avec une planification.

Pour une séance à venir en **visio**, Klarity active l'**enregistrement automatique** dès qu'un lien de visioconférence est résolu, dans trois cas de figure :

- le type de séance utilise **Google Meet** et votre **Google Calendar** est connecté → un lien Meet est généré pour vous, rien à coller ;
- le type de séance a une **salle Zoom ou Teams** enregistrée → cette salle est réutilisée ;
- vous collez un **lien visio** ponctuel dans le champ prévu (utile hors de vos types habituels).

Dans ces cas, le canal se verrouille sur **Visio enregistrée** : la séance sera capturée le jour venu.

# Attester le consentement du client

L'enregistrement automatique reste soumis au **consentement du client**. Le bloc **Consentement du client** du formulaire vous laisse l'**attester** si vous l'avez recueilli à l'oral (typiquement en présentiel).

|| Sans consentement (ni attesté, ni recueilli par email), la séance se tient mais **n'est pas enregistrée**. Le formulaire vous le signale quand la configuration ne permet pas la capture (client sans consentement, ou type de séance sans lien de salle).

| 💡 **Astuce :** pour recueillir un consentement en bonne et due forme à distance, envoyez la demande par email depuis la fiche du client plutôt que de l'attester vous-même.

# Et ensuite ?

Le jour venu, ouvrez la séance pour la capturer ou compléter vos notes. Son parcours suit ensuite le cycle de vie habituel (enregistrement → traitement → résumé), et vous pouvez générer un résumé IA à tout moment depuis la fiche.

# Articles liés
- Organiser une séance collective
- Configurer les liens visio
- Le cycle de vie d'une séance
- Envoyer ou renvoyer une demande de consentement